住宅改修が必要な理由書は、何をどう書けば通るのか

理由書は工事の説明書ではありません。申請書と見積書に工事の中身は書いてあるので、 理由書に同じことを書いても情報は増えません。理由書が答えるべき問いは1つです。

この人は今、どの動作で、なぜ困っていて、この工事をすると、その動作がどう変わるのか。

裏を返すと、動作が1つも書かれていない理由書は、内容が正しくても返されます。「高齢のため危険」「転倒予防のため」は、動作ではなく感想です。 反対に、動作と数字が入っていれば、文章が上手でなくても通ります。

材料はすべて現地調査で手に入っています。書けないときは文章の問題ではなく、 現地で見ていない・測っていないことがほとんどです。現地調査で何を見て、何を測るのかで挙げた寸法と聞き取り項目が、そのまま理由書の材料になります。

市町村から渡される理由書は、大きく2つの型に分かれます。どちらが来ても書く材料は同じで、 並べ方が違うだけです。最初に自分の保険者がどちらかを確かめておきます。

表形式には「福祉用具の利用状況と住宅改修後の想定」を書く欄が付いていることが多く、 自由記述型ではその欄が無いぶん、②か③の文章の中に自分で織り込む必要があります (これを落とすのが返戻のよくある原因です。後述します)。

いきなり枠を埋めようとすると手が止まります。先に材料を表にして、それから文章にします。 材料は次の4つで、どれも現地調査とアセスメントから取れます。

この4つが揃うと、②の文章は「(身体の状態)なので、(場所と数字)で、(動作)ができない」の形に自動的にはまります。埋まらない箇所があれば、それは現地でまだ見ていないところです。

浴室に段差解消と手すりを入れる案件を例にします。まず、返される書き方です。

間違ったことは書いていません。それでも返されるのは、この文章から「なぜ手すりなのか」「なぜその位置なのか」が読み取れないからです。審査する側は現地を見ていないので、書かれていないことは無かったことになります。

同じ案件を、現地で見た事実だけで書き直したものが次です。

長くなったように見えますが、増えたのは数字と、動作の描写と、誰の負担が減るかの3つだけです。すべて現地調査のメモから写しています。

上の2つの違いを項目ごとに並べると、直すべき場所がはっきりします。

迷ったら、書いた文章を、現地を見ていない同僚に読ませて、その場の絵が描けるかを確かめます。描けなければ、審査する人にも描けません。

数字を入れると強くなるのは、それが「この家でなければならない理由」になるからです。 全部を書く必要はなく、その工事に効く数字だけを選びます。

手すりの高さの決め方と根拠は手すりの取り付け位置の決め方にまとめています。理由書に高さを書くときは、そこで決めた根拠をそのまま1行添えます。

審査する側が最初に考えるのは「これ、工事をしなくても福祉用具で足りるのでは」です。ここに先回りして答えておくと、照会そのものが来なくなります。

逆に、置くだけで足りるなら工事をしないほうが早く、生涯20万円の枠も温存できます。理由書を書きながら「これは福祉用具でいけるのでは」と気づいたら、 その場で方針を戻すほうが結果的に早く終わります。

意外と多い返戻が、見積の工事箇所と、理由書に書かれた理由の数が合っていないというものです。手すりを4か所に付ける見積なのに、理由書には浴室のことしか書かれていない、 という形で起こります。

• 見積・申請書の工事箇所を書き出し、1つずつに理由が対応しているか指で追って確かめる
• 表形式の様式なら、④改修項目の欄に書いた項目が、そのまま見積の箇所と一致しているか見る
• 数が多いときは、理由書の②③でも箇所ごとに改行して並べる(文章を1つに繋げない)
• 逆に、理由書にあって見積に無い箇所も直す。「書いたのにやらない」も照会の対象になる

廊下の手すりのように「通過するだけ」の箇所は理由が薄くなりがちですが、 そこでも「トイレまでの動線が連続しておらず、途中で壁を伝っている」と、 動線として説明すれば筋が通ります。

中身が良くても、ここで止まることがあります。書き始める前に確認しておく事務の要点です。

• 誰が書けるか — 介護支援専門員、地域包括支援センターの職員のほか、PT・OT・福祉住環境コーディネーター2級以上を 認める保険者もあります。認める範囲と添付書類は市町村で分かれます
• 担当ケアマネの署名 — ケアマネ以外が作成した場合、担当の介護支援専門員が内容を確認して署名する運用の保険者があります。 自署を求められることが多く、押印だけでは足りないことがあります
• 現地確認日 — 実際に家を見た日を書きます。着工日より後の日付はそれだけで照会になります
• 入院・入所中の場合 — 「入院(入所)中」に印を付け、退院予定日を書きます。退院前の改修は認められる一方、 退院しなかった場合の扱いが保険者で違うので、事前に確認しておきます
• PT・OTの現地確認の有無 — 欄がある様式では、無記入のまま出さない。同行してもらった場合は担当者名まで書きます

• 動作が書かれているか(「〜が困難」ではなく「〜のとき、〜ができない」になっているか)
• 場所が、工事する箇所と同じ言葉で特定されているか
• 実測値が入っているか。その数字が、選んだ工法の根拠になっているか
• 福祉用具を検討したことと、足りない理由が1行あるか
• 見積の工事箇所の数と、理由が1対1で対応しているか
• 効果が「安全になる」で終わらず、動作の変化で書かれているか
• 誰の介助負担が、どう減るのかが書かれているか
• 現地確認日・資格欄・署名が埋まっているか。着工日より前の日付か
• 現地を知らない人が読んで、その場の絵が描けるか

この9項目のうち、返戻の大半は最初の5つで防げます。理由書は文章の巧拙で通るものではなく、現地で見た事実を、抜けなく書き写せているかで決まります。書けないところが出てきたら、文章を捻るのではなく、もう一度現地を確かめるのが早道です。